InfoDMS – für sichere Archivierung und smartes Dokumentenmanagement

InfoDMS ist eine umfassende und leistungsstarke Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung. Mit modernen Technologien wie OCR und KI, einer sicheren Langzeitarchivierung und einer flexiblen Benutzeroberfläche bietet es eine effiziente Möglichkeit zur Verwaltung, Speicherung und schnellen Auffindbarkeit von Dokumenten – alles in einem sicheren und datenschutzkonformen Rahmen. Es hilft Ihnen, Prozesse zu automatisieren, den Zugriff auf Informationen zu vereinfachen und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Mit InfoDMS wird Ihr Dokumentenmanagement nicht nur einfacher, sondern auch sicherer, effizienter und wirtschaftlicher – die perfekte Grundlage für eine zukunftsorientierte Verwaltung.

Die Vorteile von InfoDocs:

• Sichere Langzeitarchivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher und gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert. Hochleistungsserver in brand- und katastrophengeschützten Räumen erfüllen alle maßgeblichen Anforderungen für die digitale Langzeitarchivierung, etwa gemäß der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Dies stellt sicher, dass Ihre Daten sicher gespeichert und gleichzeitig jederzeit abrufbar sind.
• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Das System ist intuitiv und einfach zu bedienen. Benutzer können Dokumente schnell hochladen, suchen, bearbeiten und freigeben, ohne dass umfangreiche Schulungen erforderlich sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu durchsuchen, z. B. nach Metadaten, Schlagwörtern oder sogar Volltextsuche durch die OCRDaten.
• Rechte- und Rollenkonzept: InfoDMS bietet ein flexibles Berechtigungssystem, mit dem Administratoren die Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer und Benutzergruppen festlegen können. Das gewährleistet, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Dokumente zugreifen können, was den Datenschutz und die Datensicherheit maximiert.
• Integration in bestehende Systeme: InfoDMS lässt sich nahtlos in bestehende Systeme wie Enterprise-Resource-Planning- Systeme (ERP), Dokumentenmanagement- oder Content-Management-Systeme (DMS/ CMS) integrieren. Dies sorgt für eine lückenlose Vernetzung und einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb der gesamten Organisation.
• Verschlüsselung und Datensicherheit: Alle Dokumente und Daten, die in InfoDMS gespeichert werden, sind durch moderne Verschlüsselungstechnologien geschützt. Dies gewährleistet nicht nur den Datenschutz, sondern schützt auch vor unbefugtem Zugriff. Das System erfüllt die Anforderungen der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzgesetze.
• Automatisierbares Messaging und Reporting: InfoDMS ermöglicht die Konfiguration von Benachrichtigungen und automatisierten Erinnerungen, sodass Benutzer immer auf dem neuesten Stand sind und keine wichtigen Fristen oder Aufgaben übersehen. Zudem stellen umfassende Reporting-Funktionen eine detaillierte Auswertung der Dokumentenprozesse sicher.